Réalisation d’un talk-show : Pure Storage et Franky Zapata 

Plus connu sous le surnom de « l’homme volant », Franky Zapata est l’inventeur du Flyboard Air avec lequel il a survolé les Champs-Elysées et traversé la Manche. Hugues Heuzé, PDG de la société Pure Storage spécialisée dans la protection des données, souhaitait organiser une interview d’entrepreneur à entrepreneur, à destination de ses partenaires : evea était là pour donner jour à un talk-show inédit ! 

Le défi à relever 

• Création d’une plateforme de streaming pour la diffusion d’une interview live entre Hugues Heuzé et Franky Zapata 

• Création et habillage d’une landing page dédiée à l’inscription des participants 
• Prise en charge de la régie technique 
• Communication digitale pour maximiser le taux de participation à l’événement 

Le jour J, toute l’équipe d’evea était parée au décollage et a suivi de près l’échange passionnant entre deux créatifs au profil bien distinct ! 

Les clés du succès 

Ce n’est ni Hugues Heuzé ni Franky Zapata qui nous diront le contraire : la préparation est le nerf de la guerre. Depuis notre studio de captation, notre équipe web a scrupuleusement préparé et coordonné l’échange pour un vol sans accroc. L’interview, composée de 6 questions posées à l’homme volant, se clôturait par une session de questions-réponses ouvertes. Les participants ont sauté sur l’occasion ! 

Une expérience de plus 

Bien qu’il s’agisse d’un événement d’entreprise, nous avons eu la chance d’organiser et d’assister à un échange convivial et chaleureux entre deux pointures de leur domaine respectif. Animé, ouvert, léger et passionnant, le talk-show a été suivi par les 120 partenaires de Pure Storage. Son PDG, Franky Zapata et notre agence peuvent se targuer d’avoir atteint les 80% de participation !  

 

 

Organisation du symposium de CFM International à Bruxelles 

En été 2019, evea a eu la chance de découvrir la jolie capitale belge et de loger dans son hôtel le plus prestigieux, le Plaza. L’occasion : la tenue du symposium de CFM International, la célèbre joint-venture entre Snecma (Safran) et General Electric. Aux commandes, une équipe de choc capable de relever tous les défis : la nôtre ! 

Le défi à relever 

• Réservation d’un hôtel mythique de la ville de Bruxelles avec espaces réceptifs pour 350 personnes 

• Régie technique pour la tenue de 4 jours de conférences, plénière et side-meetings 
• Organisation de 2 soirées de gala Airbus et Boeing avec animations, récompenses, apéritif et restauration 

Avec plus de 300 personnes venant des 4 coins du globe, notre équipe a revu ses cours de langue pour réserver son meilleur accueil aux conférenciers comme aux participants. Nos cheffes de projets, désormais polyglottes, sont également devenues incollables sur l’ingénierie aéronautique !  

Les clés du succès 

Une préparation aux petits oignons, une coordination irréprochable et une bonne paire de chaussures pour tenir le rythme ! Après un premier jour de montage intense, notre équipe ne pouvait qu’être admirative du lieu de réception sélectionné pour son raffinement et sa position exceptionnelle en plein cœur de Bruxelles : le théâtre de 460 m² de l’hôtel Plaza, espace classé pour sa valeur historique à l’architecture Belle-Epoque.  

Pour garantir le succès de l’événement en journée comme en soirée, nous avons décidé de mettre à l’honneur deux lieux emblématiques de la ville de Bruxelles : le Chalet Robinson posé sur son île du Bois de la Cambre, et le célèbre Centre belge de la bande-dessinée, où les participants ont pu profiter d’une exposition privée suivie d’un dîner raffiné.  

Une expérience de plus 

Accueil, régie technique, réservation de salles, animations… notre agence a pu activer tous les leviers de la communication événementielle pour organiser le plus grand rendez-vous de CFM International. Après 4 jours de conférences et 2 soirées de gala, l’équipe était ravie de voir ses longs mois de travail préparatif couronnés de succès ! 

Réalisation d’une brochure promotionnelle pour l’offre éducation de Lenovo 

Au début de l’année 2021, Lenovo, premier constructeur mondial de PC, fait appel à evea pour promouvoir son offre éducative inscrite dans le plan de relance du Ministère de l’Education Nationale. L’occasion pour le pôle graphique de l’agence de déployer l’étendue de son talent via la réalisation d’une brochure 8 pages flambant neuve ! 

Le défi à relever 

• Respect du bon ratio textes-images pour garantir la facilité de lecture 

• Respect de la charte graphique Lenovo 
• Synthétisation du contenu 
• Déclinaison print & web 

Les clés du succès 

L’efficacité ! Lenovo mettait à notre disposition une mine d’informations que nous avons synthétisé et hiérarchisé pour définir l’architecture de la brochure finale. Est ensuite venu le tour du pôle graphique qui a créé une série de keyvisuals pour illustrer le propos. Résultat : une brochure 8 pages réalisée en quelques jours seulement, un client satisfait et une équipe remplie d’humilité ! 

Une expérience de plus ! 

Un projet 100% print, c’est plutôt rare… mais pas désagréable pour autant ! Nous avons pu compter sur la bonne coordination de notre dream-team web/graphique pour relever le défi et afficher un sourire de plus sur le visage de nos clients. Quand est-ce qu’on recommence ?  

Organisation de l’e-B.E.S.T Congress 100% live 

En 2020, les professeurs David Nocca et Nilton Kawahara, fondateurs du site internet B.E.S.T (Bariatric Endoscopic Surgery Trends) font appel à evea pour organiser la première formation en ligne dédiée à la chirurgie bariatrique. Réunissant plus de 50 experts à travers le monde dans un format 24h 100% live, notre agence s’est empressée de répondre présente pour montrer de quel bois elle se chauffait ! 

Le défi à relever 

• Création d’une plateforme de streaming pour la diffusion de 24 h de conférences live 

• Préparation et coordination des 52 speakers internationaux 
• Montage en post-production pour diffusion d’un replay 
• Création d’un jingle vidéo pour marquer les temps de pause 
• Communication print et digitale pour maximiser le taux de participation à l’événement 
• Rester éveillé 24 h d’affilée ! 

Les clés du succès 

Pour assurer notre premier live de 24h, nous avons avant tout misé sur une bonne dose… de caféine ! Notre chef de projet digital a ensuite revêtu sa casquette d’ingénieur pour garantir le bon déroulement des conférences d’experts captées depuis le Japon, les USA, l’Australie ou encore le Brésil. Lui qui rêvait depuis si longtemps de faire le tour du monde ! 

Une expérience de plus 

Si les voyages spatio-temporels ne sont pas de tout repos, la coordination d’experts originaires de 20 « time zones » différentes a été une expérience très enrichissante pour l’ensemble de notre équipe. Résultat : une conférence live chapeautée avec succès et suivie par 568 professionnels de la santé, un replay parfaitement chapitré et une grasse matinée amplement méritée ! 

 

 

 

 

Organisation du Dell Technologies Forum 2019 à Paris 

Le Dell Technologies Forum, c’est LE rendez-vous client organisé chaque année par Dell Technologies. Pour l’édition 2019 qui se tenait à Paris, le géant de la tech nous a confié la gestion complète de l’événement : on retrousse nos manches et on fonce ! 

Le défi à relever 

• Réservation d’un espace de réception pour 2 500 personnes au cœur de Paris 

• Accueil des participants 
• Mise en place d’une session plénière de 1 500 personnes 
• Mise en place de l’espace exposition des 26 sponsors 
• Mise en place d’un village des startups 
• Coordination des divers prestataires sur place (catering, sécurité, technique, etc.) 

• Organisation des rendez-vous VIP en parallèle de l’événement 

Les clés du succès 

3 mois de préparation méticuleuse, il n’en fallait pas moins pour garantir le bon déroulement d’un événement de cette ampleur. Après avoir jeté notre dévolu sur le Carrousel du Louvre et ses espaces réceptifs de 6 600 m² sous la mythique pyramide, il ne restait plus qu’à opérer notre magie : accueillir une expo animée, 2 tables rondes, 4 startups, 32 sessions live et 2 054 participants pour une journée d’immersion totale dans l’univers de Dell Technologies. Easy peasy ! 

Une expérience de plus 

Rien de tel qu’un rassemblement d’une telle envergure pour apprendre à défier les lois de la logistique ! Aux commandes de A à Z, notre équipe ne regrette pas d’avoir planifié l’événement de longs mois durant pour l’appréhender de la plus sereine des façons le jour J. Résultat : une journée d’échanges entre pairs, clients et partenaires qui s’est déroulée comme sur des roulettes ! 

 

 

 

Organisation de la SCC Digital Week pour SCC France 

Avec 22 agences en métropole, la filiale SCC France est l’un des groupes leaders d’informatique privé rayonnant dans toute l’Europe. En octobre 2020, en pleine crise de la covid-19, le groupe fait appel à evea pour décliner leur traditionnel kick-off en événement 100% virtuel. La SCC Digital Week était née ! 

Le défi à relever 

• Réservation de 3 studios de captation vidéo pour le tournage des 40 ateliers de la Digital Week 

• Développement de la plateforme d’inscription et de visionnage 
• Monitoring pour assurer la bonne coordination des ateliers et leur accessibilité aux 1 300 inscrits 
• Communication digitale pour maximiser le taux de participation à l’événement 

Pour suivre l’événement de près et s’assurer de son succès, notre équipe s’est rendue au studio de captation parisien, tandis que notre chef de projet digital chapeautait le monitoring global depuis notre agence à Montpellier. Evea était sur tous les fronts ! 

Les clés du succès 

Une stratégie de communication anticipative pour optimiser les inscriptions à cet événement virtuel d’envergure : 

• Réalisation d’une vidéo teaser,  
• Développement d’un site internet ergonomique pour faciliter la navigation et l’accès aux conférences,  
• Présence d’un chat pour favoriser les interactions entre participants, (ce n’est pas un chat bot mais un chat simple pour participer aux retransmission) 
• Campagne emailing en amont de l’événement,  

• Colisage et envoi de plus de 400 boxes pour remercier les participants de leur intérêt… et clôturer l’événement en beauté ! 

Une expérience de plus ! 

En rétrospective, il s’agissait du plus grand événement virtuel que notre agence ait eu à organiser de bout en bout. Un véritable défi technique à nous faire frémir d’excitation ! Avec 1 300 participants finaux, notre stratégie de communication globale avait porté ses fruits, il s’agissait ensuite de garantir le bon déroulement des conférences tout au long de la Digital Week. C’est sans doute là que nous avons tiré nos plus grands enseignements : coordination du staff technique en direct, monitoring à distance, backup 4G… Rien de tel que l’expérience terrain pour se forger une redoutable capacité d’adaptation ! 

Organisation des assemblées générales de MGEN 

Avec 4 millions d’adhérents, la MGEN (Mutuelle générale de l’Education nationale) est la première mutuelle de santé en France. Pour la tenue de leurs AG en grand comité (900 participants !), la MGEN a fait appel à evea… challenge accepted ! 

Le défi à relever 

• Réservation d’un lieu emblématique de la ville de Lyon pour 2 jours d’AG 
• Transfert et hébergement de 900 personnes 
• Prise en charge du traiteur et réservation des restaurants 
• Exécution et installation de la signalétique 

Et bien sûr, notre équipe a conçu des espaces de convivialité pour les moments de pause entre deux conférences, le tout dans le respect des gestes barrières. Bref, un véritable défi technique et humain qui en a fait appel à toute notre inventivité ! 

 

Les clés du succès 

Pour garantir le bon déroulement d’un événement de cette envergure, evea a composé une dream-team aux compétences spécifiques mais complémentaires : 

• 2 chargées de projets événementiels pour chapeauter le projet de bout en bout 

• Un directeur artistique pour concevoir la totalité de la signalétique sur site (bâches, stickers, PLV auto-portée, etc.) 
• Un lieu mythique au rayonnement international : la superbe Halle Tony Garnier !  

 

Une expérience de plus 

Après un an et demi d’événements virtuels, quel plaisir pour evea de remettre le pied à l’étrier ! Malgré les restrictions sanitaires, nous devinions les sourires derrière les masques des invités, ravis de se réunir enfin dans un même lieu. Et quel lieu ! La magie de la Halle Tony Garnier, monument historique de 17 000 m², a largement contribué au succès de ce grand événement. Ravie du défi relevé, notre équipe a déjà hâte de recommencer !