Organisation de la SCC Digital Week pour SCC France
Avec 22 agences en métropole, la filiale SCC France est l’un des groupes leaders d’informatique privé rayonnant dans toute l’Europe. En octobre 2020, en pleine crise de la covid-19, le groupe fait appel à evea pour décliner leur traditionnel kick-off en événement 100% virtuel. La SCC Digital Week était née !
Le défi à relever
- Réservation de 3 studios de captation vidéo pour le tournage des 40 ateliers de la Digital Week
- Développement de la plateforme d’inscription et de visionnage
- Monitoring pour assurer la bonne coordination des ateliers et leur accessibilité aux 1 300 inscrits
- Communication digitale pour maximiser le taux de participation à l’événement
Pour suivre l’événement de près et s’assurer de son succès, notre équipe s’est rendue au studio de captation parisien, tandis que notre chef de projet digital chapeautait le monitoring global depuis notre agence à Montpellier. Evea était sur tous les fronts !
Les clés du succès
Une stratégie de communication anticipative pour optimiser les inscriptions à cet événement virtuel d’envergure :
- Réalisation d’une vidéo teaser,
- Développement d’un site internet ergonomique pour faciliter la navigation et l’accès aux conférences,
- Présence d’un chat pour favoriser les interactions entre participants, (ce n’est pas un chat bot mais un chat simple pour participer aux retransmission)
- Campagne emailing en amont de l’événement,
- Colisage et envoi de plus de 400 boxes pour remercier les participants de leur intérêt… et clôturer l’événement en beauté !
Une expérience de plus !
En rétrospective, il s’agissait du plus grand événement virtuel que notre agence ait eu à organiser de bout en bout. Un véritable défi technique à nous faire frémir d’excitation ! Avec 1 300 participants finaux, notre stratégie de communication globale avait porté ses fruits, il s’agissait ensuite de garantir le bon déroulement des conférences tout au long de la Digital Week. C’est sans doute là que nous avons tiré nos plus grands enseignements : coordination du staff technique en direct, monitoring à distance, backup 4G… Rien de tel que l’expérience terrain pour se forger une redoutable capacité d’adaptation !
